Madrid - España, 08/12/2009 | Cuando en 1970 Toyota puso en marcha en sus fábricas el Just in time -un modelo de producción cuyo objetivo consiste en fabricar justo lo que se requiere, en el momento en que se necesita, con elevada calidad y sin desperdiciar recursos- era difícil imaginar la enorme repercusión que tendría el método entre empresas muy diferentes a la multinacional japonesa. Hoy el sistema Toyota se aplica en numerosos sectores, incluido el de las pequeñas empresas y estudios de profesionales.

Según el arquitecto Gonzalo García, presidente de la consultora Arqueting, el Just in time puede convertirse en el mejor aliado de un estudio de arquitectura, especialmente en una coyuntura económica como la actual. "El método se basa en una técnica sorprendente, la de contemplar el proceso de producción desde su final, en vez de desde el principio como hacemos habitualmente. Algo así como pensar: para terminar este encargo necesitaré tales planos, tales documentos, un presupuesto, una memoria y un pliego de condiciones, un estudio de seguridad y salud. Para terminar el plano de planta necesitaré saber dónde están los pilares, etc., y hacerlo así hasta llegar al comienzo mismo. La idea es poner fecha al momento final y recorrer el proceso aguas arriba, de modo que coloques cada subproceso en el calendario". Lo que se busca con ello no es otra cosa que reducir al máximo el plazo entre los costes que ha de afrontar el estudio y el cobro de los honorarios. "¿Cómo se hace? Moviendo el encargo a lo largo del proceso de producción con más rapidez", explica García.

Cuatro objetivos

La adaptación del modelo de producción de Toyota a los pequeños estudios requiere tener en mente cuatro objetivos: afrontar y resolver los problemas fundamentales, eliminar despilfarros, buscar la simplicidad y diseñar sistemas para identificar problemas. "El proceso de mejorar es interactivo: cuando resuelvas el primer problema aparecerá otro, que pondrá de manifiesto a un tercero, y así sucesivamente", señala Gonzalo García.

El consultor recuerda que en los estudios hay operaciones que añaden valor -croquizar, acotar, delinear, calcular- y otras que no lo hacen -revisar planos y documentos, fotocopiar, archivar-. "Hay que eliminar todo aquello que no añada valor", señala. Para lograrlo, es fundamental eliminar la fase de revisión de procesos y trasladar la responsabilidad de detectar y corregir errores y desviaciones a los empleados que llevan a cabo esos procesos.

La simplicidad que predica el Just in time exige cambiar la forma de trabajar a la que están habituados la mayoría de los arquitectos. "La mayoría de los estudios están organizados por procesos: uno de los empleados hace el croquis, otro los dibujos a escala, otro mide y obtiene superficies. Eso significa que cada encargo sigue una línea tortuosa repleta de tiempos de espera. Para simplificar la producción hay que hacer lo contrario: crear equipos orientados a encargos, de forma que cada uno se responsabilice de uno o de varios encargos y los lleve hasta el final", señalan desde Arqueting.

También el control del encargo, denominado Kanban, es distinto. Mientras que en los sistemas tradicionales "se empuja" el encargo, es decir, se planifica qué ha de hacerse con él desde el principio hasta el final, en el modelo de Toyota el control "se arrastra" desde el final hasta el principio.

"Cuando finaliza la última operación del recorrido (por ejemplo, encarpetado y presentación del proyecto acabado), el encargado envía una señal al responsable de la operación anterior para comunicarle que debe pasarle otro encargo", señala García. El Kanban sirve para sacar problemas a la luz y permite producir lo necesario en cada momento. "Este enfoque asegura que no haya personal trabajando inútilmente en ningún momento", concluye García.

Buscar y corregir las causas de los problemas

"Los estudios españoles no tienen la sana costumbre de luchar contra las causas de los problemas, sino que ante cada dificultad encuentran siempre un medio que hace soportable el efecto y ese medio aumenta mucho los costes", explica Gonzalo García, presidente de Arqueting.

Entre esos problemas figuran las ausencias de empleados y los problemas de calidad. "Basta que un solo componente de un encargo sea deficiente para que resulte imposible servir al cliente en los plazos previstos. Más que intentar evitar la aparición de defectos, no es raro que se procure asumir el retraso como si fuera algo natural, propio del sector", afirma García. Las razones que explican los retrasos en los plazos, añade, son muy variadas, "falta de datos, producción defectuosa, cuellos de botella, ausencias de personal, etcétera".

Coste y beneficio

Implantar el Just in time en un estudio no es caro. "Lo que hace falta es reorientar a las personas respecto a sus tareas. Los gastos que existen son gastos de formación, porque el personal debe entender en qué consiste el método", señalan desde Arqueting. Por: Natalia Sanmartin Fenollera Vía: Cinco días